Disposer d'un bon équipement et de bonnes fournitures de bureau, a une certaine influence sur la motivation et la productivité des employés. Le responsable des services généraux, chargé de cette tâche, doit faire en sorte de s'occuper de l'ensemble des fournitures administratives, des matériels et du mobilier de bureau. Il doit assurer que les employés puissent faire leur travail convenablement en ayant à leur portée tout ce dont ils ont besoin tout en contrôlant les dépenses.
Lorsque nous parlons de fournitures et d'équipements de bureau, nous ne pensons pas seulement au matériel informatique, aux bureaux et aux tables de travail. Le matériel d'entreprise est l'ensemble des biens qui meublent votre bureau, qu'il s'agisse d'ordinateurs, d'équipements électriques, de petites fournitures telles que stylos, registres, calculatrices, ou de produits améliorant le confort tels que fauteuils dans les salles de repos, porte-manteaux, ventilateurs et machine à café.
L'acquisition des différents équipements dont vous avez besoin doit se faire après avoir calculé précisément le nombre requis. Vous devez aussi connaître les besoins de votre secteur d'activité en termes d'équipement :
Des unités de stockage pour les fournitures doivent aussi être disponibles, ainsi que leur emplacement. Ils doivent être rendus accessibles à tous les usagers et le stock doit être vérifié au quotidien. La disposition des fournitures de bureau doit être conforme à l'ergonomie et à la fonctionnalité. Un environnement de travail bien agencé aide les gens à améliorer leur travail et à être plus productifs.
Les acquisitions de fournitures administratives, de mobilier et de fournitures de bureau doivent être conformes à la politique d'achat lorsqu'une telle politique a été mise en place dans l'entreprise.
Le mobilier d'entreprise contribue au renforcement de la productivité et du bien-être des salariés. Lorsqu'ils sont de bonne qualité et appropriés, ils contribuent à améliorer les performances de l'entreprise. Toutefois, ces équipements doivent répondre à certaines normes.
Les fournisseurs de bureau offrent de plus en plus de produits et la panoplie s'est diversifiée ces dernières années. Afin de choisir le bon équipement pour votre entreprise, vous devez vous renseigner sur les éventuels fournisseurs et les propositions qu'ils font. Certains offrent des forfaits ou des ensembles de plusieurs meubles pour acheter votre matériel en gros. D'autres proposent des équipements de seconde main ou d'occasion en bon état.
Puisque les employés utilisent l’équipement, vous devez tenir compte de leurs avis. Toute demande qu'ils pourraient être prise en compte, car leur intégration et leur productivité dépendent de leur confort.